Sicherheit – Zeitersparnis – Raumgewinn

Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Büroring Mitglieder,

das Individualarchiv stellt eine sinnvolle Ergänzung des Rechnungsportals unserer Verbundgruppe dar und bietet die Option

beliebig vieler Archivierungsordner und Belege. In der Praxis kommt es beispielsweise zur Archivierung von Lieferscheinen, Kostenrechnungen, SEPA-Mandaten, Kundenkontenanträgen, Verträgen, etc. Bis heute haben bereits 9 Mitglieder ihr Interesse bekundet.

Die Inbetriebnahme und das Arbeiten mit dem Archiv sind denkbar einfach. Zu Beginn richtet der Anwender lediglich die benötigten Ordner (z. B. Kostenrechnungen) mit den entsprechenden Feldern (Rechnungs-Nr., Rechnungs-Datum, usw.) ein. Zur Archivierung wird dann der Beleg gescannt, ins Archiv hochgeladen und indexiert. Bei Fragen zur Einrichtung oder zur Arbeitsroutine wird Sie unser Herr Deutsch tatkräftig unterstützen.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Aufwandsreduzierung im Beleghandling durch digitalisierte Prozesse
• Der Belegfluss kann über verschiedene Workflow-Stationen im Unternehmen gesteuert werden
• 24h Belegverfügbarkeit
• Zeitersparnis durch komfortable Recherchemöglichkeiten
• Die Möglichkeit des dezentralen Zugriffs, bietet die notwendige Flexibilität für die HomeOffice-Nutzung
• Komplette Archivräumen werden eingespart
• Saubere Belegtrennung
• Transparente Dokumentation
• Verknüpfung zu anderen Systemen
• Massenupload von z. B. Kassenbelegen ist möglich
• Automatische Belegverknüpfung zu anderen Belegen ist möglich (z. B. Lieferschein zur Rechnung)
• Optimale Fälligkeitsverwaltung
• Die archivierten Belege lassen sich in verschiedenen Dateitypen exportieren
• Das testierte Archiv übertr.gt den Originalstatus in das Rechnungsportal und erfüllt alle fiskalischen Voraussetzungen für die Aufbewahrung von Dokumenten und ersetzt somit den Papierbeleg

In naher Zukunft werden wir hierüber ein Webinar abhalten. Die Termine werden wir Ihnen noch bekannt geben.

Für weitere Rückfragen zu diesem oder anderen Themen stehen wir Ihnen natürlich jederzeit sehr gerne zur Verfügung.

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Ihre Büroring eG

Barbara Beckschäfer